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谈谈邮件礼仪

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最近单位来了几位实习生,或者之前比较“草莽”,发现他们发送邮件的时候有这样那样的问题,这里分享一下遇到的发送邮件问题和正确的做法。


先给大家看几张邮件截图:

结合这两封邮件,得出很多人在写邮件的时候容易出现的问题,标题意思不清楚、格式混乱、没有邮件签名等。


我们来看看一封正规的商务邮件应该是什么样子的,自上而下的看一封邮件吧!


1,标题务必清晰明了,比如“关于发布会方案”,这个标题就缺少很多信息,谁的发布会?什么时间的?方案是谁做的?


如果写成这样:《速途网络上海办8月媒体大趴策划方案 By赵宏民》,会清楚很多。


2,发件人,收件人,抄送,密送。

发件人不用多说,发件人本身。


收件人一般是直接的当事人,这封邮件主要是给他看的。比如封会议纪要的邮件,那么每一位与会人员都应该是收件人,一般要求收件人知悉此事并做出回应。


抄送,就是“您知悉一下该邮件”的意思,可以不做回复。


密送,就是“发送给收件人的时候偷偷给你看看这封邮件”,收件人看不到密送人。


这些是我的个人理解,不一定官方,可以拍砖。


接下来是附件和正文,先说正文。


3,正文格式应该是:

宋总,您好!

我是速途网络上海办赵宏民,上海办2015年Q2工作总结和Q3计划是....

1,招聘xxx员工。

2,完成指定工作任务xxx。


问题是:

1、2、3。

(正文完毕)


正文可以通过加粗、添加背景色、字体颜色等形式来排版,突出重点信息。


4,接下来一定要邮件签名,我非常讨厌没有签名的邮件,因为单凭借zhaohm#vmeti.com这样一个邮件地址我不可能知道你是谁,即便是正文做了自我介绍,也没有公司地址、联系方式、传真等信息。所以邮件签名必须有,一般要浅灰色以区别正文。


5,最后附件,附件文件名一定要改成,而不是“新建文档”。。。


邮件礼仪是一套很成熟的职场商务礼仪,如果做不好,可能尚未谋面,人家对你没有好印象了,如果做的好,则可以反映出很高的专业职业素养,在商业活动中处于优势。


最后附上邮件中常用的几个英文缩写,偶然用上一用,瞬间国际范儿高大上有木有!!!有木有!!!

CC:copy to 抄送

FYI: for your attention 请注意\供你参考

ASAP:as soon as possible 尽快\紧急文件

RESEND! 重传

BTW: by the way 顺便提一下

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